Clients VIP

Ce que recouvre l'accueil d'un client VIP

La demande vient rarement de la personne transportée. Elle vient d'une assistante de direction, d'un office manager ou d'un chef de projet salon, qui réserve pour quelqu'un dont l'agenda ne lui appartient qu'à moitié. Cet écart entre qui commande et qui monte est la première friction de ce type de mission : les informations utiles au chauffeur — numéro de vol, terminal, nombre réel de passagers, adresse exacte — sont détenues par une troisième personne, parfois à l'étranger, parfois injoignable le jour même.

Les missions se ressemblent peu : un partenaire étranger récupéré à Roissy et déposé dans un hôtel du 8e, un investisseur qui enchaîne trois rendez-vous entre Opéra et La Défense, une délégation qui quitte un salon de Villepinte pour un dîner rive droite. Le point commun n'est pas le véhicule : c'est que personne ne doit attendre debout sur un trottoir.

Le déroulé, dans l'ordre

L'arrivée

À Roissy comme à Orly, l'heure d'atterrissage n'est pas l'heure de sortie. Le roulage, le contrôle aux frontières pour un passager venant hors espace Schengen et la livraison des bagages de soute creusent un écart qui varie d'un terminal à l'autre. L'information à transmettre est donc le numéro de vol et la provenance, pas l'horaire recopié sur le billet.

Deuxième décision : où se fait la jonction, et sous quel nom. L'accueil en salle de livraison des bagages suppose que le chauffeur laisse le véhicule au parking et remonte à pied, panneau à la main ; la prise en charge au niveau des arrivées est plus directe, mais impose de trouver la bonne porte. Deux points propres à cette mission : le passager n'a pas réservé lui-même et ignore souvent ce qu'il doit chercher en sortant, il faut donc le lui avoir dit ; et certains dirigeants refusent de voir leur nom affiché en salle, on inscrit alors celui de l'entreprise qui les reçoit. Prévoyez un numéro joignable en France : celui du passager, en itinérance, ne répond pas toujours. {{FAIT-MANQUANT: suivi des vols en temps réel — outil utilisé et durée d'attente incluse en cas de retard}}

Pour les gares, la contrainte change de nature : dépose et reprise se font dans des rues saturées de taxis et d'autocars. Gare du Nord et Gare de Lyon aux heures de pointe se traitent avec un point de rendez-vous convenu à l'avance, jamais « devant la gare ». Pour l'aviation d'affaires au Bourget, la procédure dépend du terminal privé utilisé. {{FAIT-MANQUANT: conditions d'accès des véhicules aux terminaux d'aviation d'affaires du Bourget}}

La journée

Deux formules coexistent. Le trajet ponctuel : une prise en charge, une dépose, terminé. La mise à disposition : véhicule et chauffeur restent affectés à votre client sur une plage horaire, les arrêts se décidant au fil des heures. C'est la formule des programmes mouvants, et celle que l'on comprend mal : on imagine la voiture garée devant la porte. Elle ne l'y est pas. Dans le 8e, dans le 2e, à La Défense, il n'existe pas de stationnement d'attente de longue durée : le chauffeur se met en repli et revient sur appel. D'où la règle : annoncer le créneau de reprise dès qu'il se dessine, pas quand le client pousse la porte.

La soirée

Un dîner d'affaires se termine sans horaire. La dépose devant le restaurant est presque toujours possible ; la reprise beaucoup moins, si l'adresse se trouve rue Sainte-Anne ou dans une voie de Saint-Germain à sens unique bordée de terrasses. On convient alors d'un point de reprise à l'angle d'un axe plus large : quelques pas évitent un long tour du quartier.

Le gabarit décide avant le prestige

Sous une même étiquette, notre flotte réunit des véhicules très différents : Hummer H2 Limousine, Chrysler 300C Limousine, Lincoln Town Car blanche ou noire, Lincoln Navigator L et Van Mercedes V-Class. Tous accueillent sept passagers. Le choix se joue sur deux critères que l'on néglige.

Le premier est le bagage. Un habitacle allongé gagne son salon sur le volume de chargement : la longueur prise par les banquettes n'est pas restituée dans le coffre. Pour une arrivée long-courrier, le compte des valises pèse donc autant que le compte des personnes, et il se fait à la réservation, pas devant le tapis à bagages. {{FAIT-MANQUANT: volume de bagages réellement admis véhicule par véhicule, avec sept passagers à bord}}

Le second critère est le message envoyé. Une limousine blanche qui se range devant un siège social un mardi matin est vue par tout l'étage ; pour un rendez-vous de négociation, la voiture doit se faire oublier. À l'inverse, pour une clôture de séminaire, une remise de trophées ou un lancement, l'effet est ce que l'on cherche. Les configurations sont détaillées sur la page véhicules.

Au-delà de sept personnes, il faut un second véhicule. L'article R3122-6 du Code des transports encadre ces voitures de transport avec chauffeur, qui comptent « au moins quatre et au plus neuf places assises, siège du conducteur compris ». Une délégation de neuf se traite donc à deux voitures, avec un ordre d'arrivée décidé à l'avance : le dirigeant et son interprète dans la première, l'équipe dans la seconde.

Les endroits où un véhicule long ne passe pas

• Les parkings souterrains d'hôtels et de tours de bureaux. La barrière de hauteur écarte déjà une partie de la flotte ; quand elle passe, ce sont les rampes hélicoïdales et la longueur des places qui bloquent un véhicule allongé. La dépose se fait en surface.
• La Défense. Circulation en boucle sous la dalle, accès par niveaux, aucun demi-tour praticable avec un empattement long : une erreur de niveau oblige à refaire un tour complet. Le nom de la tour ne suffit pas, il faut celui de l'accès.
• Les abords des parcs d'exposition en période de salon. À Villepinte comme à la Porte de Versailles, les files d'accès et les déposes déportées ajoutent une marche imprévue. On cale le point de dépose sur le plan du salon, hall par hall.
• Les rues pavées, zones piétonnes et voies fermées. Une partie du Marais, les abords du Marché Saint-Honoré : l'adresse est atteignable, l'arrêt devant la porte ne l'est pas toujours.

Les erreurs qui coûtent une attente

• Communiquer une heure d'atterrissage sans numéro de vol ni terminal.
• Annoncer quatre passagers et en amener six, un interprète et un collaborateur s'étant ajoutés la veille.
• Réserver un véhicule allongé pour une arrivée d'aéroport chargée en bagages de soute.
• Donner l'adresse du siège quand le rendez-vous a lieu dans un autre bâtiment du groupe, ou à une entrée visiteurs distincte.
• Ne laisser qu'un numéro de standard fermé le soir, alors que le contact utile est le passager ou son accompagnateur.
• Placer deux rendez-vous aux deux extrémités de l'agglomération dans la même tranche horaire du matin.

Les semaines tendues du calendrier

Les périodes difficiles sont connues d'avance : les deux Fashion Weeks, fin février-début mars puis fin septembre-début octobre ; les grands salons professionnels de Villepinte et de la Porte de Versailles ; le salon aéronautique du Bourget, les années impaires ; la quinzaine de Roland-Garros, à cheval sur mai et juin. Décembre concentre les soirées d'entreprise, septembre est chargé dès la rentrée, juillet et août sont plus calmes côté affaires, la demande touristique prenant le relais.

S'y ajoutent les aléas non planifiables : mouvements sociaux, manifestations déclarées sur les grands axes, fermetures de voies. Ils ne changent pas la disponibilité du véhicule, ils changent les itinéraires. La règle : réserver dès que la date est arrêtée, même si les horaires bougeront encore.

À bord : ce qui se prépare, ce qui ne s'improvise pas

La disposition intérieure compte autant que le modèle. Quand les banquettes se font face, tout le monde entend tout le monde : très bien pour une équipe qui vient de signer, mauvais pour un appel confidentiel avant une réunion. Si votre client doit téléphoner ou relire un dossier en route, dites-le à la réservation : c'est ce qui oriente le choix du véhicule, avant le niveau de standing. {{FAIT-MANQUANT: configuration des sièges et équipements à bord, véhicule par véhicule — banquettes en vis-à-vis ou places dans le sens de la marche, prises de recharge, connexion internet, cloison de séparation, boissons embarquées}}

Le reste tient en peu de règles : on ne fume pas à bord ; les bagages volumineux se signalent à la réservation, pas à la portière ; un siège enfant, un animal ou du matériel encombrant — échantillons, éléments de stand — se demandent en amont : ils conditionnent le choix du véhicule. {{FAIT-MANQUANT: langues parlées par les chauffeurs}} {{FAIT-MANQUANT: possibilité de faire signer un engagement de confidentialité au chauffeur}}

Organiser l'accueil

Ce qui fait gagner du temps : la date, la plage horaire, les adresses, le nombre réel de passagers et de bagages, le numéro de vol ou de train, et le nom de la personne joignable sur place le jour même. Le principe de facturation, mise à disposition ou trajet, figure sur la page tarifs ; le chiffrage se fait sur devis. {{FAIT-MANQUANT: modalités de facturation entreprise — bon de commande, paiement différé, compte client}}

Décrivez le programme tel qu'il est aujourd'hui, même incomplet, dans votre demande de devis. Pour une question de faisabilité sur une adresse ou un gabarit, passez par la page contact.

Vos questions sur cette prestation

Notre client arrive à Roissy sur un long-courrier : le chauffeur l'attend où exactement ?

Deux options, à décider à la réservation. L'accueil en salle de livraison des bagages, panneau à la main : le chauffeur laisse le véhicule au parking et remonte à pied, ce qui reste le plus sûr pour un passager qui ne connaît pas l'aéroport ou qui arrive de nuit. Ou la prise en charge au niveau des arrivées, plus directe, mais qui suppose qu'il sache à quelle porte se présenter. Dans les deux cas, transmettez le numéro de vol et la provenance plutôt que l'heure inscrite sur le billet : c'est ce qui permet d'anticiper la sortie réelle, contrôle aux frontières et bagages compris. Précisez aussi le nom à afficher, ou celui de l'entreprise qui reçoit si le passager préfère ne pas voir le sien en salle.

Nous accueillons une délégation de neuf personnes, un seul véhicule suffit-il ?

Non. Chacun de nos véhicules accueille sept passagers, et l'article R3122-6 du Code des transports encadre ces voitures avec chauffeur à « au moins quatre et au plus neuf places assises, siège du conducteur compris ». Neuf passagers signifient donc deux véhicules. Autant s'en servir : on répartit selon le protocole, le dirigeant et son interprète dans la première voiture, l'équipe dans la seconde, avec un ordre d'arrivée décidé avant le jour J.

Le véhicule peut-il rester devant nos bureaux entre deux rendez-vous ?

Rarement, et ce n'est pas une question de bonne volonté : dans le 8e, dans le 2e, à La Défense, il n'existe pas de stationnement d'attente de longue durée devant les immeubles. En mise à disposition, le chauffeur se met en repli à proximité et revient sur appel. Signalez-lui le créneau de reprise dès qu'il se dessine, plutôt qu'au moment où votre client se lève de table : c'est ce qui fait la différence entre une voiture déjà en bas et une attente sur le trottoir.

Limousine allongée ou véhicule plus discret pour un partenaire d'affaires ?

Cela dépend de ce que le trajet doit dire. Une limousine allongée blanche qui se range devant un siège social un mardi matin est vue par tout l'étage : c'est ce que l'on cherche pour une clôture de séminaire, une remise de trophées ou une soirée de fin de salon, et c'est encombrant pour une négociation où le véhicule doit se faire oublier. Deux éléments tranchent souvent avant l'esthétique : les valises, parce qu'un habitacle allongé gagne son salon sur le coffre, et le besoin de téléphoner ou de relire un dossier en route, difficile quand les banquettes se font face. Décrivez le contexte du rendez-vous dans votre demande, le véhicule s'en déduit.

Notre programme change souvent en cours de journée, est-ce un problème ?

C'est le cas courant, et c'est précisément ce que couvre la mise à disposition : la plage horaire est réservée, les arrêts se décident au fil des heures. Deux choses ne s'improvisent pas. Le gabarit du véhicule, fixé à la réservation. Et l'accès à certaines adresses : parkings souterrains, dalle de La Défense, rues piétonnes ou pavées, où la dépose se fait à quelques pas de la porte. Un ajout de passagers en cours de journée peut aussi dépasser les sept places : mieux vaut le signaler dès qu'il est envisagé.